2011 Mai 03

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Eventplanung – „Do what you can best…

von Barbara Boesmiller

… and outsource the rest”. Nach dieser Devise lagern Unternehmen regelmäßig anfallende Arbeiten wie die Betreuung der IT-Anlage aus und schließen dazu langfristige Verträge. Sinnvoll ist Outsourcing aber gerade auch dann, wenn es um komplexe, aber seltener anfallende Aufgaben geht – wie etwa die Organisation einer großen Veranstaltung.

Prominente als Gastredner

Egal ob es sich um das Firmenjubiläum, ein Kundenevent oder eine Mitarbeiterveranstaltung handelt – da muss ein Termin gefunden werden, die Einladungen müssen verschickt, Räume und das Catering gebucht und tausend andere „Kleinigkeiten“ organisiert werden. Soll dann noch ein prominenter Gastredner auftreten, bietet sich die Zusammenarbeit mit einer Redneragentur an. Wichtig zu wissen: Auch Eventagenturen, die eine Veranstaltung als Full-Service-Agentur betreuen, wenden sich bei der Suche nach dem Stargast in der Regel an eine Referentenagentur.

Der Vorteil? Eine enorme Zeitersparnis zum Beispiel, egal ob es zunächst um die Verfügbarkeit und das Honorar des Referenten oder später um inhaltliche und organisatorische Absprachen geht. Die Redneragentur regelt diese Details, und der Kunde kann sich auf sein Event als Ganzes konzentrieren. Genauso kann er sich darauf verlassen, dass ihn die Agentur vor unangenehmen Missverständnissen bewahrt, wenn ein Redner beispielsweise besondere Bedingungen für Anreise oder Unterbringung stellt. Und nach dem Event ist die Arbeit der Referentenagentur nicht beendet: Sie holt das Feedback von beiden Seiten ein, kümmert sich vielleicht noch um die Weitergabe signierter Bücher und prüft die Spesenbelege, bevor die Rechnung an den Kunden geht. Der „rest“, den auszulagern sich wirklich auszahlt, ist also eine wesentliche Grundlage für eine gelungene Veranstaltung.

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